手机政策

背景概要

作为2009年初社区预算研讨会过程的一部分, 学院将手机费用作为成本控制的一个领域.  这项政策明确了支付与工作有关的移动电话费用的标准和责任.

政策概要

有效1/1/10, 推荐全球十大博彩公司排行榜将为员工提供两种级别的手机支持:1)部门报销使用个人拥有的手机进行学院业务所产生的一些费用;2)在有限的情况下，由中央资助和服务的手机用于与工作有关的使用.

程序

I. 个人手机的商务用途

学院的员工应该了解他们部门对通过电话访问校园内外的期望. 部门可能有短期需求或持续期望通过员工的个人手机联系到他们, 包括随时待命的可能性. 员工可以根据以下准则要求报销使用私人电话拨打业务电话的相关费用.

A. 基线的报道:

对于很多职位来说，员工是可以随时联系到的, 此外，还希望员工拥有自己的手机. 报销将基于员工支付包括短信和数据计划在内的基本计划的假设. 工作相关的使用超过合理的基本计划将报销.

B. 选择与支持:

员工负责购买和支持其个人拥有的手机. 如果服务有问题, 教师或工作人员需要直接与承运人合作解决问题. 学院会就哪些电话能最有效地与学院的互联网服务相结合提供建议. 这些建议和相关的设置信息将发布在库中 & 资讯科技署网站. 以获得与学院服务相结合的最佳结果, 你应该每2-3年更换一次手机.

C. 报销:

每分钟“空气时间”费用的报销仅限于发票上显示的总超额费用. 任何特定电荷，e.g. 漫游或发短信, 与特定工作相关的电话也可以报销，只要账单上列出了具体的时间, 呼叫的目的地和费用. 个人应向提供者支付个人费用, 然后按照财务总监办公室的时间框架和程序，向员工部门提交报销申请，与其他工作相关的费用一起报销.

II. 有限使用学校提供的电话

学院将为少数员工提供中央资助和服务的电话. 这些责任和将提供的服务如下.

资格

有两种主要情况需要大学提供电话:1)一个随叫随到的职位，随叫随到的时间是报销的，并且需要一个共同的电话号码，以共享该角色的人;2)员工在校园里的流动性超过其工作的50%，并且他/她需要随时联系. 在这些情况下，电话号码与职位或车辆而不是个人联系在一起. 申请资格将由图书馆共同决定 & 资讯科技服务及行政总监.

B. 管理电话服务:

电话服务办公室将为符合这些标准的人选择并提供电话. 手机选择和服务选项将尽可能标准化，以便最大限度地进行测试, 可靠性和可保障性. 手机通常会以两到三年为周期进行更换. 学院将资助更换每财政年度最多一个(保修外)丢失或损坏的手机. 超过这个水平的费用将由员工所在部门承担.

C. 用途及税务影响:

学校提供给员工的手机主要用于学校事务. 如果个人经常使用导致大大超过分配的分钟数或导致额外的费用, i.e. 短信或漫游费，个人将被期望偿还这些费用. 除了, 联邦政府认为用于个人使用的那部分电话费用应算作应税收入. 目前正在审议如何确定和报告这一情况的程序. 2009年6月发布的最新消息如下: http://www.irs.gov/irb/2009-23_IRB/ar07.html

未来的变化

本政策于2009年11月4日发布，并将定期进行审查和修改. 向财务办公室发送意见或建议.